AurIA: la inteligencia artificial que transforma los procesos financieros de la UAT

Lo que comenzó como una pregunta recurrente terminó convirtiéndose en una herramienta de inteligencia artificial capaz de acompañar a los usuarios de la Universidad Autónoma de Tamaulipas (UAT) en sus actividades financieras.

Cada día, en la Secretaría de Finanzas de la institución, surgían dudas aparentemente sencillas: cómo llenar un reporte, realizar una requisición o completar correctamente un módulo. El problema no estaba necesariamente en la complejidad de las tareas, sino en su frecuencia. Las consultas se repetían y, con ellas, también se detenían procesos que necesitaban continuar.

Fue ahí donde el equipo de la Dirección de Sistemas de Información encontró una oportunidad.

Después de aproximadamente un año y medio de desarrollo, la UAT logró poner en funcionamiento “AurIA”, un asistente basado en inteligencia artificial diseñado específicamente para facilitar la interacción de los usuarios con el sistema de información financiera de la universidad.

El resultado ha sido concreto: actividades que anteriormente podían extenderse durante más de una jornada laboral ahora pueden resolverse en cuestión de minutos.

Una solución nacida de un problema cotidiano

Para Sergio Yorick Álvarez Montalvo, de la Dirección de Sistemas de Información, el proyecto comenzó al identificar una situación que se repetía constantemente en la Secretaría de Finanzas.

“El usuario te pregunta cosas sencillas, pero lo hace todo el tiempo. Eso nos absorbía como equipo y también detenía a quien necesitaba seguir con su trabajo”, explicó.

La intención, por ello, no era únicamente automatizar los procesos más complejos. El objetivo era eliminar esas pequeñas fricciones que, acumuladas durante una jornada, terminaban afectando el ritmo de trabajo.

AurIA fue concebida para responder en el momento en que surge la duda y hacerlo considerando el contexto de la actividad que el usuario está realizando.

De esta manera, la inteligencia artificial dejó de ser una herramienta experimental para convertirse en una especie de acompañante digital dentro del sistema financiero universitario.

Aprender mientras se construía

El desarrollo estuvo encabezado por el propio equipo de la UAT. Ulises Cedillo Rodríguez, responsable técnico del proyecto, relató que cuando comenzaron no eran especialistas en el desarrollo de chatbots.

“No éramos expertos en chatbots. Aprendíamos conforme lo construíamos y eso también nos permitió hacerlo muy a la medida de la universidad”, señaló.

El proyecto fue creciendo de manera interna, colaborativa y progresiva. El equipo exploró diferentes alternativas tecnológicas hasta decidir apoyarse en el ecosistema de Microsoft, herramientas que ya formaban parte de la infraestructura tecnológica de la institución.

Esta condición facilitó la integración con sistemas y aplicaciones que la universidad ya utilizaba, entre ellos SQL Server para las bases de datos y desarrollos realizados en .NET.

La pieza que terminó de darle forma al proyecto fue Microsoft Copilot, mediante el cual el equipo pudo construir la solución utilizando herramientas de bajo código.

Esto permitió reducir la necesidad de desarrollar cada componente desde cero y acelerar considerablemente el proceso.

De un demo a una herramienta funcional

El avance fue más rápido de lo previsto. En pocas semanas, el equipo ya contaba con un primer demo que permitía visualizar las posibilidades de la herramienta.

Después de una asesoría realizada en enero de 2025, el proyecto evolucionó hasta convertirse, en marzo de ese mismo año, en un asistente conversacional integrado al sistema financiero de la universidad.

Su funcionamiento es sencillo para el usuario: realiza una pregunta y recibe una respuesta en el momento.

AurIA actualmente brinda apoyo en áreas como contabilidad, presupuestos, egresos y nómina, lo que permite consultar información y resolver dudas sin que cada proceso tenga que detenerse para solicitar asistencia.

Más que sustituir a las personas, la herramienta busca liberar tiempo para que los equipos puedan concentrarse en tareas que requieren mayor atención y análisis.

Inteligencia artificial con sello universitario

Uno de los aspectos distintivos del proyecto es que AurIA no nació como una solución genérica adaptada posteriormente a la universidad. Fue desarrollada desde dentro y a partir de las necesidades concretas de la institución.

El equipo de Sistemas de Información tuvo que conocer primero los problemas cotidianos de los usuarios y después traducirlos a una herramienta tecnológica capaz de responder a ellos.

El proceso también muestra cómo las instituciones educativas están incorporando la inteligencia artificial más allá de las aulas o los proyectos de investigación. En el caso de la UAT, la tecnología encontró un espacio dentro de la operación administrativa y financiera.

Lo que comenzó con dudas sobre cómo llenar un reporte terminó abriendo una puerta hacia una nueva forma de interactuar con los sistemas institucionales.

AurIA representa así una apuesta por utilizar la inteligencia artificial no sólo para hacer más sofisticados los procesos, sino para hacerlos más sencillos para quienes los utilizan todos los días.