La herramienta permite consultar información contable y presupuestal en tiempo real, reduce los tiempos de respuesta y ayuda a los trabajadores universitarios a concentrarse en tareas de mayor valor. Fue desarrollada con tecnología de Microsoft y controles de acceso institucional.
La Universidad Autónoma de Tamaulipas (UAT) incorporó inteligencia artificial a sus procesos administrativos mediante AurIA, un asistente conversacional diseñado para responder consultas financieras y contables en tiempo real, con el propósito de agilizar el trabajo cotidiano y reducir los retrasos en la atención de solicitudes internas.
La herramienta está integrada en el sistema financiero de la universidad y fue desarrollada por el equipo de la Dirección de Sistemas de Información utilizando tecnologías de Microsoft y herramientas de bajo código. Su función es facilitar tareas frecuentes, como revisar partidas presupuestales, identificar los requisitos de un procedimiento y consultar criterios contables.
Para ofrecer respuestas ajustadas a las necesidades de la institución, AurIA fue configurada con documentos y normativas que regulan los procesos financieros de la UAT. De esta manera, los usuarios pueden formular preguntas en lenguaje natural y obtener información sin depender, en todos los casos, de una consulta directa con el personal especializado.
Sergio Álvarez Montalvo, integrante de la Dirección de Sistemas de Información, explicó que muchas de las preguntas que recibía el equipo eran sencillas, pero se repetían constantemente, lo que consumía tiempo y retrasaba tanto la atención de solicitudes como las actividades de otros trabajadores.
De un prototipo a una herramienta institucional
El desarrollo de AurIA comenzó con la identificación de las consultas más comunes entre los usuarios, así como con la definición de las respuestas y los documentos que debían estar disponibles para el asistente.
Aunque el equipo no contaba con experiencia previa específica en la creación de asistentes conversacionales, recurrió al ecosistema tecnológico de Microsoft para experimentar, ajustar el funcionamiento y construir una solución adaptada a los procedimientos universitarios.
Con apoyo de Copilot, SQL Server para la gestión de bases de datos y aplicaciones desarrolladas en .NET, la UAT consiguió desplegar un primer prototipo funcional en pocas semanas.
Después de varios meses de trabajo, la herramienta comenzó a utilizarse en áreas como Contabilidad, Presupuestos, Egresos y Nómina, donde las consultas relacionadas con reportes, procedimientos y criterios financieros forman parte de las actividades habituales.
El desarrollo se enmarca en una tendencia más amplia de adopción de inteligencia artificial en el trabajo. De acuerdo con el informe Work Trend Index de Microsoft citado en la información del proyecto, 58 por ciento de los usuarios de IA a nivel mundial considera que actualmente puede realizar tareas que un año antes no podía desarrollar.
Respuestas inmediatas para cumplir con los plazos
Uno de los principales cambios reportados por la universidad se relaciona con los tiempos de atención. Antes de AurIA, algunas aclaraciones sobre reportes podían requerir varios días de intercambios de correos electrónicos, envío de evidencias y seguimiento, incluso cuando existían plazos legales que cumplir.
María Isabel Lucio Cepeda, directora de Contabilidad de la UAT, explicó que la espera podía complicar la organización del trabajo, especialmente cuando era necesario avanzar con varios pendientes al mismo tiempo.
Con el asistente, las consultas pueden recibir respuesta prácticamente en el momento, lo que permite a los trabajadores continuar con otras actividades mientras resuelven dudas sobre la información financiera.
Además de agilizar los procedimientos, esta dinámica contribuye a disminuir las interrupciones entre equipos y libera tiempo del personal especializado para atender tareas que requieren análisis, seguimiento o toma de decisiones.
Seguridad y acceso restringido
Debido a que AurIA trabaja con información financiera sensible, la universidad estableció controles para limitar el acceso a la herramienta.
Cindy Nallely Muñiz Pérez, integrante del equipo de implementación, explicó que su utilización está restringida a personas con cuenta institucional, permisos definidos y conexión a la red universitaria.
Para la autenticación y administración de accesos, el sistema utiliza la identidad de Azure vinculada con las cuentas institucionales. Este mecanismo permite identificar a los usuarios y limitar la información disponible de acuerdo con sus funciones y autorizaciones.
Estas medidas son relevantes porque la utilidad de un asistente de inteligencia artificial en procesos financieros depende no solo de la rapidez de sus respuestas, sino también de la protección de los datos y del respeto a los permisos establecidos por la institución.
Inteligencia artificial para mejorar la operación universitaria
La experiencia de AurIA muestra cómo las herramientas de inteligencia artificial pueden aplicarse a necesidades concretas de una organización, más allá de tareas generales de generación de texto o búsqueda de información.
En la UAT, el objetivo ha sido convertir el conocimiento contenido en normas, documentos y procedimientos internos en una herramienta accesible para el personal autorizado, con el fin de reducir tiempos de espera y mejorar la continuidad del trabajo administrativo.
De acuerdo con la experiencia reportada por la universidad, la automatización también ha contribuido a reducir la presión operativa durante los periodos de mayor carga laboral, al facilitar que las solicitudes se atiendan con mayor agilidad.
Desde Microsoft se destacó que la capacidad de transformar el conocimiento operativo en soluciones tecnológicas será un factor importante en la siguiente etapa de adopción de la inteligencia artificial.
Con AurIA, la UAT avanza en la incorporación de estas herramientas a su gestión interna, con una propuesta que combina automatización, conocimiento institucional y controles de seguridad para hacer más eficientes sus procesos financieros.